Admin Support Officer

• o Represent the company at ministries, municipalities, and all governmental agencies.
• o Process and follow up on Iqamas, visas, exit/re-entry, work permits, sponsorship transfers, and GOSI
• registrations.
• o Manage government platforms such as Muqeem, Qiwa, Mudad, Baladi, GOSI, and the Chamber of
• Commerce.
• o Submit and track company and employee-related documentation and letters required by government entities.
• o Renew CRs, Saudization certificates, licenses, and other compliance-related documents in all cities.
• o Handle formal correspondence in Arabic and English as required for public relations.

• o Coordinate transportation, delivery scheduling, and related technicians and drivers for project and office
• needs.
• o Extend support to the Business Development Manager and Sales Department by indirectly contributing
• to sales, including opening new doors and visiting recommended clients as directed by the BDM from
• time to time.
• o Follow up with suppliers, customs brokers, and logistics partners for on-time material movement.
• o Assist with documentation and processing of import/export clearance.
• o Support regional offices and warehouses with operational and logistical requirements.
• o Provide assistance in utility setups, maintenance coordination, and supplier visits.

• o Support preparation and submission of employee contracts, offer letters, and renewal documents.
• o Handle office supplies, small purchases, and service provider coordination.
• o Assist in basic HR admin tasks and internal form completion.

• o Conduct field visits and accompany employees to government offices or appointments as needed.
• o Maintain updated records and tracking sheets for PR and operations tasks.
• o Submit regular progress reports to management.
• o Perform other duties assigned by the supervisor.

• تمثيل الشركة لدى الوزارات، البلديات، وجميع الجهات الحكومية.
• إنهاء ومتابعة معاملات الإقامات، التأشيرات، الخروج والعودة، تصاريح العمل، نقل الكفالة، وتسجيلات التأمينات الاجتماعية (GOSI).
• إدارة المنصات الحكومية مثل: مقيم، قوى، مدد، بلدي، التأمينات الاجتماعية، والغرفة التجارية.
• تقديم ومتابعة مستندات وخطابات الشركة والموظفين المطلوبة من الجهات الحكومية.
• تجديد السجلات التجارية، شهادات التوطين (السعودة)، التراخيص، وكافة مستندات الامتثال في جميع المدن.
• التعامل مع المراسلات الرسمية باللغتين العربية والإنجليزية حسب متطلبات العلاقات العامة.

• تنسيق وسائل النقل، جداول التسليم، ومتابعة الفنيين والسائقين لاحتياجات المشاريع والمكاتب.
• دعم مدير تطوير الأعمال وقسم المبيعات بشكل غير مباشر من خلال المساهمة في فتح فرص جديدة وزيارة العملاء المقترحين حسب توجيهات مدير تطوير الأعمال من وقت لآخر.
• المتابعة مع الموردين، مخلّصي الجمارك، وشركاء الخدمات اللوجستية لضمان حركة المواد في الوقت المحدد.
• المساعدة في مستندات وإجراءات التخليص للاستيراد والتصدير.
• دعم الفروع الإقليمية والمستودعات بمتطلباتها التشغيلية واللوجستية.
• تقديم المساعدة في إعداد المرافق، تنسيق أعمال الصيانة، وزيارات الموردين.

• دعم إعداد وتقديم عقود الموظفين، عروض العمل، ومستندات التجديد.
• إدارة مستلزمات المكتب، المشتريات البسيطة، والتنسيق مع مزودي الخدمات.
• المساعدة في مهام شؤون الموظفين الأساسية واستكمال النماذج الداخلية.

• تنفيذ الزيارات الميدانية ومرافقة الموظفين إلى الجهات الحكومية أو المواعيد عند الحاجة.
• الحفاظ على سجلات محدثة وجداول متابعة لمهام العلاقات الحكومية والعمليات.
• تقديم تقارير تقدم دورية للإدارة.
• تنفيذ أي مهام أخرى يكلف بها المشرف المباشر.

Bayt